W branży kreatywnej zarządzanie projektami często nie zajmuje kluczowego miejsca w działalności agencji, pozostając w cieniu media planów, kreacji, kontraktorów i ich budżetów. W praktyce, jest to jeden z najważniejszych elementów sukcesu. Odpowiednio zaplanowany proces zarządzania projektem stanowi istotną kwestię w kontekście realizacji zaplanowanych celów.
Celem projektu jest realizacja usługi, np. przygotowanie odpowiedniej kreacji, poprowadzenie kampanii reklamowej. Działania, które będą podejmowane przy pracy nad projektem, powinny zostać określone w strategii, która opracowana jest na podstawie informacji uzyskanych od Klienta. Rola project managera polega głównie na koordynowaniu zadań i pracy zespołu w taki sposób, aby w pełni wykorzystać kompetencje ludzi i możliwości agencji oraz zrealizować projekt w terminie i zaplanowanym budżecie.
Projekty reklamowe, w tym digital, wiążą się z ciągłymi zmianami. Nie jest wyjątkiem sytuacja, gdy podczas realizacji projektu, zmieniają się jego założenia. Zmiany są inicjowane zarówno przez klienta, jak i agencję, która chce w określonym czasie, przy odpowiedniej jakości i kosztach wykonać zlecenie. Taka zmienność warunków wymaga zastosowania odpowiedniej metodyki prowadzenia projektów.
Model zwinny – twórczy proces projektowy
Najlepszym wyborem wydają się zwinne metodyki zarządzania projektami. Charakterystyką realizacji projektów w takim modelu jest dynamiczne podejście do realizacji projektu i otwartość na zmiany, wynikające z czynników zewnętrznych, jak i oczekiwań klienta. Dlatego też, jest ona często wybierana przez zespoły projektowe, mające na celu wprowadzenie w życie nowych rozwiązań lub pracujące twórczo. Metodyki zwinne sprawdzają się też przy projektach startupowych.
Najpowszechniejszą metodyką zwinną, według której aktualnie prowadzi się większość projektów, jest Scrum. Pozwala on na elastyczne działanie w oparciu o krótkoterminowe sprinty. Dodatkowo, przegląd dokonań maksymalnie co 4 tygodnie, pozwala na szybkie reagowanie i wprowadzenie korekt w procesie. Nieocenioną zaletę tej metodyki stanowi możliwość dostosowania Scruma do różnej wielkości oraz rodzaju projektu. Oczywiście Scrum jest tylko jedną z wielu metodyk zwinnych. Wśród równie popularnych można wymienić Six Sigma, SAFe oraz LeSS
Zarządzanie projektami w oparciu o metodyki zwinne ma bardzo dużo zwolenników, nie tylko w branży kreatywnej. Małe i duże firmy podkreślają w realizacjach swoich projektów, że są „agile”.
Model klasyczny – ustalona droga do celu
Metodyka klasyczna, nazywana także tradycyjną, jest wykorzystywana podczas prowadzenia dużych projektów, w których sposób realizacji poszczególnych zadań przez zespół projektowy jest już dobrze znany. Stanowi to istotną kwestię ze względu na reguły działania podczas realizacji projektu. Ważne jest zapewnienie stabilnych warunków realizacji, głównie rozumianych jako brak tolerancji na zmiany w zakresie projektu, budżetu czy czasu.
Model klasyczny opiera się na etapowości, w której kolejno analizuje się i planuje następujące po sobie działania, opracowuje się je i implementuje do projektu, a w ostatniej fazie testuje oraz wdraża do działania. Istotną kwestię stanowi tutaj rola klienta, zleceniodawcy. Charakterystyczną cechą projektów, realizowanych przy wykorzystaniu metodyk klasycznych, jest brak udziału klienta w procesie realizacji projektu. Oznacza to, że gotowe rozwiązanie zostaje dostarczone przez kompetentny zespół, w którym każdy posiada precyzyjnie zdefiniowane role i przypisane obowiązki, a klient otrzymuje już końcowy produkt. Wśród najpopularniejszych metodyk klasycznych, można wymienić zarządzanie za pomocą PRINCE2, Waterfall oraz PMI.
Model hybrydowy – łącznie najlepszych praktyk ze zmianą
Wybór odpowiedniego modelu prowadzenia projektu jest kluczowy. Jednak, jak to często bywa, wraz z planowaniem działań projektowych, okazuje się, że sztywno narzucone reguły postępowania mogą stanowić ograniczenie dla możliwości zespołu projektowego. W takiej sytuacji najlepiej skorzystać z modelu hybrydowego. Połączenie metodyki klasycznej i zwinnej pozwala na podział projektu i realizowanie działań różnymi metodykami. Można również zapożyczyć pojedyncze rozwiązania z każdego modelu i wdrożyć je do pracy przy projekcie. To, które elementy z poszczególnej metodyki zostaną wykorzystane, zależy głównie od liderów zarządzających zespołem projektowym.
Podejmując decyzję o wyborze odpowiedniej metodyki zarządzania projektami, należy rozważyć kilka kryteriów odmiennych dla charakterystyki każdego realizowanego w agencji kreatywnej przedsięwzięcia. Najlepiej przyjąć takie podstawy doboru, jak wielkość projektu, czas realizacji oraz skład zespołu projektowego. Dodatkowo, pod rozwagę należy wziąć znajomość wybranej metodyki projektowej, tolerancję na zmiany, konieczność sporządzania dokumentacji, preferencje klienta oraz wykorzystanie zewnętrznych systemów.
